Privacyverklaring

01 Wie is verantwoordelijk

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld — dat is voor onze activiteit niet wettelijk verplicht. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij ons terecht op het adres hierboven.

Twee rollen

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van eleganza-booking.eu, van salons die een demo aanvragen en van salons die klant zijn, inclusief de accounts van hun medewerkers.
• Verwerker voor de gegevens die een salon over haar eigen klanten in het Platform bijhoudt. Daar bepaalt de salon wat er gebeurt; wij voeren enkel uit. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst onderaan.

Bent u klant van een salon en wilt u weten wat die salon over u bijhoudt? Richt u dan tot de salon zelf. Wij mogen die gegevens niet zomaar wijzigen of vrijgeven — dat is de beslissing van de salon.

02 Welke gegevens wij verwerken

Als u een demo aanvraagt

Uw naam, salonnaam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, uw antwoord op de vraag over lidmaatschap en uw bericht. Technisch registreren wij daarnaast het tijdstip, de pagina vanwaar u verstuurde en uw browsertype — dat laatste dient enkel om misbruik van het formulier te herkennen.

Als uw salon klant is

• Bedrijfsgegevens: salonnaam, adres, ondernemingsnummer, btw-nummer, bankrekening.
• Contact- en accountgegevens van de zaakvoerder en van elke medewerker met een login: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en toegangsrechten.
• Gebruiksgegevens: wanneer er is ingelogd, welke handelingen in het Platform zijn uitgevoerd en door wie. Dit is nodig voor de traceerbaarheid die u zelf van het systeem vraagt.
• Facturatie- en betaalgegevens van uw abonnement.
• Onze correspondentie met u, inclusief supportvragen.

Als u de website bezoekt

Onze hostingpartij houdt standaard technische logbestanden bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype) voor de beveiliging en de goede werking van de site.

03 Waarom, en op welke grond

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij afgewogen of dat belang opweegt tegen uw privacy. U kunt daar altijd bezwaar tegen maken — zie artikel 7.

04 Hoe lang wij bewaren

• Demo-aanvragen die niet tot een klant leiden: maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Klantgegevens van salons: tot dertig dagen na het einde van het abonnement, waarna ze worden verwijderd.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: zeven jaar, zoals de wet vereist.
• Logbestanden en beveiligingslogs: maximaal twaalf maanden.
• Nieuwsbriefinschrijvingen: tot u zich uitschrijft.

Loopt er een geschil, dan bewaren wij de betrokken gegevens tot dat is afgehandeld.

05 Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door voor de marketing van derden. Wij delen ze enkel met leveranciers die wij nodig hebben om het Platform te laten werken, en enkel voor zover dat nodig is. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Daarnaast delen wij gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht, of met onze boekhouder, verzekeraar of advocaat wanneer dat noodzakelijk is.

06 Onze leveranciers

Wijzigt deze lijst wezenlijk, dan passen wij deze verklaring aan en brengen wij onze klanten daarvan op de hoogte.

Doorgifte buiten de EER

Sommige van deze partijen zijn in de Verenigde Staten gevestigd. De doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework, aangevuld met technische maatregelen zoals versleuteling.

07 Uw rechten

U hebt het recht om:

• inzage te vragen in de gegevens die wij over u bijhouden;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• gegevens te laten wissen, wanneer wij ze niet langer nodig hebben;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
• een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afdoet aan wat daarvoor al gebeurde.

Stuur uw vraag naar info@eleganza-booking.eu. Wij antwoorden binnen één maand. Om zeker te zijn dat de vraag van u komt, kunnen wij om een bijkomende verificatie vragen.

Bent u niet tevreden over hoe wij ermee omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

08 Cookies en externe scripts

Deze website plaatst geen tracking- of marketingcookies en toont daarom geen cookiebanner.

Het salonportaal op eleganza-booking.eu/inloggen gebruikt wel lokale opslag in uw browser om u ingelogd te houden. Dat is strikt noodzakelijk om het portaal te laten werken en vraagt geen toestemming.

09 Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag, toegangscontrole per gebruiker en per salon op databaseniveau, individuele medewerkerlogins met eigen rechten, en logging van wie welke handeling uitvoert. Toegang tot productiegegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft.

Stellen wij een datalek vast met een risico voor de betrokkenen, dan melden wij dat binnen tweeënzeventig uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar vereist, aan de betrokken salons en personen.

10 Verwerkersovereenkomst

Dit artikel geldt als verwerkersovereenkomst tussen de salon (verwerkingsverantwoordelijke) en Studio IJs BV (verwerker), zoals artikel 28 AVG vereist. Het maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden.

Voorwerp en duur

Wij verwerken persoonsgegevens van salonklanten uitsluitend om het Platform te leveren, voor de duur van het abonnement en de nazorgtermijn van dertig dagen daarna.

Aard van de gegevens

Naam, contactgegevens, afspraakhistoriek, aangekochte behandelingen en producten, betaalhistoriek, spaarsaldo, en de notities, foto's, huidanalyses en behandelplannen die de salon zelf toevoegt.

Gezondheidsgegevens

Voegt de salon gegevens toe die als gezondheidsgegevens gelden — zoals een huidanalyse, allergieën of contra-indicaties — dan zijn dat gegevens van een bijzondere categorie. De salon bepaalt zelf of zij die registreert, zorgt voor een geldige rechtsgrond (in de praktijk de uitdrukkelijke toestemming van de klant) en informeert haar klant daarover. Wij bieden de technische mogelijkheid; wij bepalen niet wat er wordt ingevuld.

Onze verbintenissen

• Wij verwerken enkel op gedocumenteerde instructie van de salon, tenzij de wet ons anders verplicht.
• Iedereen die toegang heeft, is gebonden door vertrouwelijkheid.
• Wij nemen de beveiligingsmaatregelen uit artikel 9.
• Wij helpen de salon om te antwoorden op vragen van haar klanten over hun rechten, en om te voldoen aan haar verplichtingen inzake beveiliging en datalekken.
• Wij melden een datalek zonder onnodige vertraging aan de salon.
• Wij stellen op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om de naleving aan te tonen, en werken mee aan een audit door de salon of een door haar aangestelde controleur, na redelijke voorafgaande verwittiging en maximaal één keer per jaar, behalve na een incident.
• Bij het einde van de overeenkomst verwijderen wij de gegevens na de exporttermijn van dertig dagen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.

Subverwerkers

De salon geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in artikel 6. Voegen wij er een toe of vervangen wij er een, dan melden wij dat minstens dertig dagen vooraf en kan de salon op gemotiveerde gronden bezwaar maken. Blijft het bezwaar bestaan, dan kan de salon het abonnement kosteloos beëindigen tegen de datum van de wijziging.

Verantwoordelijkheid van de salon

De salon zorgt zelf voor een geldige rechtsgrond om de gegevens van haar klanten te verwerken, voor haar eigen privacyverklaring naar die klanten toe, en voor het correct toekennen en intrekken van toegangsrechten aan haar medewerkers.

11 Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer het Platform of de wetgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op eleganza-booking.eu/privacy, met de datum van de laatste aanpassing. Bij wezenlijke wijzigingen brengen wij onze klanten per e-mail op de hoogte.

12 Contact

Vragen over privacy of over deze verklaring: info@eleganza-booking.eu.