Algemene voorwaarden

01 Wie wij zijn

Hierna “Eleganza”, “wij” of “ons”. De salon of onderneming die een abonnement afsluit, wordt hierna “de Salon” of “u” genoemd.

02 Definities

• Platform — de webapplicatie Eleganza Booking, inclusief agenda, kassa, klantendossiers, online boekingsmodule, voorraadbeheer, rapportering en marketingfuncties.
• Salonklant — de eindklant van de Salon die een afspraak boekt of een behandeling afneemt.
• Salongegevens — alle gegevens die de Salon of haar medewerkers in het Platform invoeren of laten binnenkomen, inclusief gegevens van Salonklanten.
• Abonnement — het gekozen tarief waaronder de Salon toegang krijgt tot het Platform.

03 Toepassing

Deze voorwaarden gelden op elk aanbod, elke bestelling en elke overeenkomst tussen Eleganza en de Salon met betrekking tot het Platform. Ze gelden uitsluitend tussen ondernemingen — het Platform wordt niet aangeboden aan consumenten.

Eigen aankoop- of andere voorwaarden van de Salon zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard.

Wijkt een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst af van deze voorwaarden, dan heeft die overeenkomst voorrang op het punt waarop ze afwijkt. Voor het overige blijven deze voorwaarden gelden.

04 Tarieven en abonnementen

Alle prijzen zijn exclusief btw. Er zijn geen opstartkosten. Het abonnementsbedrag hangt niet af van uw omzet: Eleganza rekent geen commissie aan op uw boekingen of behandelingen. Op betalingen die u door de betaalmodule van het Platform laat verwerken, geldt wel de vergoeding uit artikel 9.

Voor salons met een geldig Eleganza-lidmaatschap is het gebruik van het Platform gedurende de eerste twaalf maanden begrepen in dat lidmaatschap. Die periode begint op de dag waarop de salonomgeving in gebruik wordt genomen, niet bij het aanmaken van het account. Na afloop geldt het tarief van € 10 per maand.

Het tarief Eleganza Member en de module Beauty Coins zijn voorbehouden aan salons met een geldig en betaald Eleganza-lidmaatschap. Eindigt dat lidmaatschap, dan schakelt het abonnement bij de eerstvolgende vervaldag automatisch over naar het tarief Zelfstandig, en vervalt de toegang tot Beauty Coins. Wij laten dit minstens dertig dagen vooraf per e-mail weten.

Wij mogen onze tarieven jaarlijks aanpassen. Een prijswijziging wordt minstens zestig dagen vooraf per e-mail meegedeeld en gaat pas in bij de eerstvolgende verlenging. Gaat u niet akkoord, dan kunt u tot de ingangsdatum kosteloos opzeggen tegen die datum.

05 Duur, verlenging en opzegging

Het abonnement gaat in op de dag waarop uw salonomgeving wordt geactiveerd.

Eleganza Member

De eerste twaalf maanden zijn begrepen in het lidmaatschap. Daarna loopt het abonnement per maand aan € 10 en kan het op elk moment worden opgezegd tegen het einde van de lopende maand.

Zelfstandig

Dit loopt per maand en kan op elk moment worden opgezegd tegen het einde van de lopende maand. Er is geen jaarcontract. Reeds betaalde maanden worden niet terugbetaald.

Bij het einde

Na afloop blijft uw omgeving nog dertig dagen toegankelijk om uw gegevens te exporteren. Daarna verwijderen wij ze definitief, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren. Zie ook artikel 10.

06 Betaling

Facturatie gebeurt maandelijks vooraf. Facturen zijn betaalbaar binnen veertien dagen na factuurdatum.

Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de wettelijke interest voor betalingsachterstand bij handelstransacties verschuldigd, verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10 % van het openstaande bedrag, met een minimum van € 40.

Blijft een factuur meer dan veertien dagen na een schriftelijke herinnering openstaan, dan mogen wij de toegang tot het Platform opschorten tot alles betaald is. Uw gegevens blijven in die periode bewaard.

Protest tegen een factuur moet binnen veertien dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd gebeuren.

07 Gebruik van het Platform

Wij geven u voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het Platform, voor de eigen bedrijfsvoering van uw salon.

U verbindt zich ertoe:

• logingegevens vertrouwelijk te houden en per medewerker een eigen login te gebruiken;
• zelf te bepalen wie welke toegangsrechten krijgt en die actueel te houden;
• het Platform niet te gebruiken voor onwettige doeleinden of op een manier die de werking ervan schaadt;
• het Platform niet te kopiëren, te reverse-engineeren, door te verhuren of ter beschikking te stellen aan derden.

U bent verantwoordelijk voor alles wat via de accounts van uw salon gebeurt. Vermoedt u misbruik van een login, dan meldt u dat onmiddellijk.

Wij mogen een account onmiddellijk schorsen bij ernstig misbruik, bij een reëel veiligheidsrisico of wanneer een wettelijke verplichting ons daartoe verplicht.

08 Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Wij doen redelijke inspanningen om het Platform continu beschikbaar te houden, maar geven geen garantie op ononderbroken of foutloze werking. Het Platform wordt geleverd zoals het op dat moment beschikbaar is.

Gepland onderhoud kondigen wij waar mogelijk vooraf aan en plannen wij buiten de gangbare openingsuren van salons. Dringende ingrepen om de veiligheid of stabiliteit te herstellen kunnen zonder aankondiging gebeuren.

Wij mogen functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Verwijderen wij een functie die wezenlijk is voor uw dagelijkse werking, dan laten wij dat minstens dertig dagen vooraf weten.

Ondersteuning gebeurt per e-mail op info@eleganza-booking.eu en via de kanalen die in het Platform worden aangeboden, op werkdagen.

09 Betalingen en uitbetalingen

Betalingen van Salonklanten die via het Platform verlopen, worden verwerkt door een externe betaaldienstverlener (Stripe). Eleganza is geen betalingsinstelling en houdt geen gelden aan voor rekening van de Salon.

Om online betalingen te kunnen ontvangen, sluit de Salon rechtstreeks een overeenkomst met de betaaldienstverlener en aanvaardt zij diens voorwaarden. Uitbetalingen gebeuren volgens de termijnen van die dienstverlener, op de rekening die de Salon zelf opgeeft. De Salon is verantwoordelijk voor de juistheid van die rekeninggegevens.

Eleganza rekent een vergoeding aan op het bedrag van elke betaling die door de betaalmodule van het Platform wordt verwerkt:

• 0,5 % voor Salons die lid zijn van Eleganza Beauty, met een maximum van € 1,50 per betaling en € 99 per maand per Salon;
• 1,5 % voor Salons die geen lid zijn, met dezelfde maxima;
• 2 % op online voorschotten die bij het boeken worden betaald, ongeacht het lidmaatschap.

Deze vergoeding geldt niet op omzet die de Salon buiten het Platform ontvangt, bijvoorbeeld contant of via een eigen betaalterminal.

De transactiekosten van de betaaldienstverlener komen daar bovenop en zijn ten laste van de Salon. Eleganza houdt haar vergoeding in bij de verwerking of factureert ze periodiek; het overzicht daarvan staat in het Platform.

Tariefgarantie. Voor Salons die vóór 31 december 2026 aansluiten, blijven de hierboven vermelde percentages en maxima ongewijzigd tot en met 31 december 2028. Wijzigt Eleganza haar tarieven daarna, dan wordt dat minstens dertig dagen vooraf meegedeeld en kan de Salon de overeenkomst tegen die datum kosteloos beëindigen.

Terugbetalingen, geschillen en chargebacks met Salonklanten worden afgehandeld tussen de Salon en haar klant. Eleganza is daarin geen partij.

10 Gegevens en eigendom

Alle gegevens blijven eigendom van de Salon. Wij worden nooit eigenaar van uw agenda, uw klantenbestand of uw omzetcijfers. Wat wij wél mogen doen, staat hieronder, en het is bewust in twee delen gesplitst: uw saloninformatie is iets anders dan de persoonsgegevens van uw klanten, en daar gelden andere regels voor.

10.1 Saloninformatie in de Eleganza-kanalen

Eleganza Booking is geen losstaand programma. Het maakt deel uit van de Eleganza Beautyguide en van de kanalen die wij daarrond onderhouden: de website, de zoekfunctie, de last minutes, de nieuwsbrief, de sociale media en de campagnes die wij voeren om bezoekers naar aangesloten salons te brengen. Dat is de reden dat het Platform bestaat.

Daarom verleent u ons, zolang uw abonnement loopt, een niet-exclusief, kosteloos en wereldwijd gebruiksrecht op uw Saloninformatie, met het oog op het tonen en promoten van uw salon. Onder Saloninformatie verstaan wij:

• de naam, het adres, de contactgegevens, de openingsuren en de omschrijving van uw salon;
• uw behandelingen, met hun omschrijving, duur en prijs;
• uw producten en merken;
• uw logo, uw foto's en het beeldmateriaal dat u in het Platform plaatst;
• uw vrije momenten en last minutes, ook wanneer die automatisch uit uw agenda komen;
• de beoordelingen die klanten over uw salon achterlaten.

Wij mogen die informatie daarvoor tonen, verveelvoudigen, vertalen, bijsnijden en in een andere vormgeving plaatsen. Wij doen dat steeds mét vermelding van uw salon en nooit onder een andere naam. Plaatst u beeldmateriaal, dan bevestigt u dat u daarvoor de rechten hebt.

Wilt u niet dat een bepaald onderdeel gebruikt wordt, bijvoorbeeld een foto of uw last minutes, dan laat u dat weten of u zet het uit in het Platform. Wij halen het dan uit onze kanalen. Het gebruiksrecht eindigt wanneer uw abonnement eindigt, met uitzondering van materiaal dat al in een verstuurde nieuwsbrief of een geplaatst bericht zit.

10.2 Persoonsgegevens van uw klanten

Voor de persoonsgegevens van uw klanten — namen, contactgegevens, afspraken, aankopen, notities en eventuele foto's — treedt u op als verwerkingsverantwoordelijke en Eleganza als verwerker. Wij verwerken ze uitsluitend om het Platform te leveren en volgens uw instructies. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van deze overeenkomst.

Wij verkopen deze gegevens niet, verhuren ze niet, en gebruiken ze niet om uw klanten in eigen naam te benaderen. Dat is geen bescheidenheid maar een wettelijke grens: de toestemming die uw klant aan úw salon gaf, geldt niet automatisch voor ons.

Er is één weg waarlangs dat wel kan, en die loopt via de klant zelf. Wie online bij u boekt, krijgt de mogelijkheid om apart aan te vinken dat hij ook van de Eleganza Beautyguide wil horen. Vinkt hij dat aan, dan worden wij voor die communicatie zelf verwerkingsverantwoordelijke en gelden onze eigen privacyverklaring en uitschrijfmogelijkheid. Dat vinkje staat standaard uit en is nooit een voorwaarde om te kunnen boeken.

Daarnaast kunt u ons opdragen om in úw naam te communiceren met uw klanten — afspraakbevestigingen, herinneringen, verjaardagsberichten en uw eigen campagnes. Dat blijft verwerking in uw opdracht: uw naam staat erboven en uw uitschrijflink eronder.

10.3 Cijfers en statistieken

Wij mogen geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens gebruiken om het Platform te verbeteren, om sectorstatistieken en benchmarks op te maken en om daarover te publiceren. Uit die gegevens kan geen individuele salon of Salonklant worden herleid. Waar wij cijfers per salon tonen, gebeurt dat alleen aan uzelf.

10.4 Exporteren en stoppen

U kunt uw gegevens op elk moment exporteren vanuit het Platform. Lukt een export niet zelfstandig, dan bezorgen wij die op eenvoudig verzoek in een gangbaar bestandsformaat.

Na het einde van de overeenkomst houden wij uw gegevens dertig dagen beschikbaar zodat u ze kunt ophalen. Daarna verwijderen wij ze, behalve wat wij wettelijk moeten bijhouden — denk aan facturen en fiscale journaalgegevens, die zeven jaar bewaard blijven.

11 Intellectuele eigendom

Alle rechten op het Platform, de broncode, het ontwerp, de naam Eleganza Booking, het logo en de documentatie blijven bij Eleganza of haar licentiegevers. Het abonnement geeft u een gebruiksrecht, geen eigendomsrecht.

Bezorgt u ons suggesties of feedback, dan mogen wij die vrij gebruiken om het Platform te verbeteren, zonder vergoeding en zonder dat daar rechten voor u uit ontstaan.

12 Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is per schadegeval en per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat de Salon in de twaalf maanden vóór het schadegeval aan abonnementsgelden heeft betaald.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder winstderving, verlies van klanten, reputatieschade, gemiste afspraken of gevolgschade.

Deze beperkingen gelden niet bij bedrog, opzet of zware fout van Eleganza, noch bij schade aan het leven of de lichamelijke integriteit — daar geldt de wettelijke aansprakelijkheid onverkort.

De Salon blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van haar eigen wettelijke verplichtingen, waaronder haar boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, het correct afleveren van btw-bonnen en het bijhouden van het dagontvangstenboek.

13 Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming door omstandigheden buiten haar redelijke controle, zoals een storing bij een hostingpartij of betaaldienstverlener, een grootschalige internet- of stroomonderbreking, een cyberaanval, een overheidsmaatregel of een natuurramp.

Duurt de overmacht langer dan zestig opeenvolgende dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.

14 Wijziging van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden aanpassen. Wezenlijke wijzigingen melden wij minstens dertig dagen vooraf per e-mail en via het Platform. Gaat u niet akkoord, dan kunt u tot de ingangsdatum opzeggen tegen die datum. Gebruikt u het Platform daarna verder, dan geldt dat als aanvaarding.

De actuele versie staat altijd op eleganza-booking.eu/voorwaarden, met vermelding van de versie en de datum vanaf wanneer ze geldt.

15 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.

Bij een geschil zoeken wij eerst samen naar een oplossing. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout, bevoegd.

16 Contact

Vragen over deze voorwaarden? Mail ons op info@eleganza-booking.eu.